02 · Tổng hợp để hỗ trợ duyệt

Mở máy là thấy đúng việc đang chờ mình duyệt

Đề nghị thanh toán, kế hoạch mua hàng, đơn mua, đơn bán, phiếu thu, duyệt phiếu nhập xuất kho, xác nhận nhập xuất kho — tất cả về một hàng chờ, kèm cảnh báo và số gốc ngay trên dòng.

7
loại chứng từ trong một hàng chờ
11
màn duyệt & xác nhận
3 mốc
nhắc phiếu treo lâu
0
màn phải mở thêm để tìm căn cứ

Hàng chờ duyệt của chính bạn, gom theo nghiệp vụ. Cảnh báo của phiếu — kiểu “có dòng vượt số lượng” — nằm ngay trong hàng chờ, không phải mở phiếu ra mới biết.

Không phải nhớ hôm nay còn sót phiếu nào ở màn nào — hệ thống nhớ hộ.

Hàng chờ gom theo nghiệp vụ, mỗi nhóm kèm số phiếu của nó và tổng giá trị đang chờ nằm ngay trên đầu — phần việc của mình đang giữ bao nhiêu tiền, nhìn một cái là biết.

  • Xem theo nghiệp vụ hoặc theo đối tác — duyệt gọn cả cụm phiếu của cùng một nhà cung cấp trong một lượt.
  • Cảnh báo đứng ngay trên dòng — vượt số lượng, chi vượt giá trị đơn, thiếu tệp đính kèm; kèm số gốc để tự kiểm.
  • Mở phiếu ra là đủ căn cứ — thẻ Giải trình nói rõ vì sao có cảnh báo, không phải mở thêm màn nào khác.
  • Người duyệt có sổ riêng — đã duyệt những gì, và sau lượt duyệt của mình thì phiếu chạy tiếp tới bước nào.

Thẻ Giải trình nằm ngay trong phiếu. Đủ căn cứ để duyệt mà không phải mở thêm màn nào khác.

Góc nhìn của cấp trên

Việc đang đứng ở ai, và đứng bao lâu rồi

Một màn hình trả lời câu hỏi khó chịu nhất trong vận hành: “phiếu đó tới đâu rồi?” Xếp theo tắc nặng nhất trước, kèm số tiền đang treo sau mỗi người.

  • Phiếu đang đứng ở ai — gom theo người đang giữ, người tắc nặng nhất xếp lên trước.
  • Đứng bao lâu rồi — nhóm quá 3 ngày và nhóm quá 7 ngày tách riêng để nhắc.
  • Bao nhiêu tiền đang treo sau mỗi người, để biết nên gọi ai trước.
  • Phiếu không ai duyệt được — người duyệt đã nghỉ, hoặc phiếu kho chưa in nên chưa lên hàng chờ; máy nói luôn cách gỡ.

Hai dải đỏ là hai loại tắc không ai tự nhìn ra. “Người duyệt không còn trong hệ thống” và “phiếu kho chưa in nên chưa lên hàng chờ duyệt” — máy nói luôn phải làm gì để gỡ.

Căn cứ để duyệt

Cảnh báo phải nói được vì sao

Một dòng chữ “vượt định mức” không giúp ai quyết định được. Ở đây cảnh báo đứng cạnh số gốc: cần bao nhiêu, đã có bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu — người duyệt tự kiểm lại được ngay trên cùng một màn hình.

  • Cảnh báo đỏ và vàng tách bạch mức độ, xếp theo số tiền đội thêm chứ không xếp theo phần trăm.
  • Mua dư so với kế hoạch thì bắt buộc ghi lý do mới lưu được — lý do đi theo phiếu tới người duyệt.
  • Sửa phiếu đã được duyệt thì toàn bộ lượt duyệt bị xoá và phiếu trình lại từ đầu — không ai sửa số sau lưng người đã duyệt.

Số gốc nằm ngay dưới tên từng mặt hàng. Không phải tin con số kết luận — người duyệt nhìn được nó ra từ đâu.

Từng loại phiếu một

Mỗi chứng từ có một câu hỏi khác nhau — phiếu mang sẵn câu trả lời

Duyệt đơn mua là hỏi “giá này có đắt không”. Duyệt đề nghị chi là hỏi “hàng về chưa”. Duyệt đơn bán là hỏi “khách còn nợ bao nhiêu”. Không ai đi tra từng câu ở từng màn khác nhau — nên phần trả lời được dựng sẵn ngay trong phiếu đang mở.

Đơn mua hàng

Giá này so với chính mình tháng trước

Người duyệt không thuộc giá vật tư. Cái họ cần là một mặt bằng để đối chiếu — và mặt bằng đáng tin nhất chính là những đơn mà công ty đã mua thật.

  • Mười hai đơn gần nhất của cùng nhà cung cấp nằm trong một thẻ ngay trong đơn: mua gì, giá nào, hàng về đủ chưa, đã chi tiền chưa.
  • So sánh giá tự động ba nguồn — giá lần trước của chính nhà cung cấp này và giá của hai nhà cung cấp khác gần ngày lập đơn nhất.
  • Phiếu nhập mua của đơn đính kèm sẵn — mở đơn cũ là biết ngay hàng đã về bao nhiêu phần, chứ không chỉ thấy con số đặt hàng.
  • Công nợ của nhà cung cấp đứng cạnh — duyệt thêm một đơn khi còn nhiều đơn chưa lập đề nghị chi là quyết định khác hẳn.

Hai dòng tô đỏ và vàng là hai mặt hàng đang mua đắt hơn mặt bằng. Không chặn — nhưng người duyệt biết mình đang duyệt cái gì, và biết trước khi bấm.

Đề nghị thanh toán

Trả tiền cho hàng đã về đến kho

Câu hỏi duy nhất đáng hỏi trước khi chi tiền là hàng đã về chưa, và cộng cả những lần chi trước thì có vượt giá trị đơn không. Cả hai đều là phép cộng — nên máy cộng sẵn.

  • Đơn mua gốc mở thẳng từ trong phiếu — giá trị đơn, đã chi mấy lần, mỗi lần bao nhiêu, cộng lại còn khớp không.
  • Phiếu nhập kho chứng minh hàng đã về — từng phiếu một, thủ kho đã xác nhận, cộng lại so thẳng với giá trị đơn.
  • Chi vượt giá trị đơn thì hiện thành một dòng đỏ có số tiền vượt cụ thể, kèm câu hỏi người lập chưa trả lời.
  • Thiếu tệp chứng từ gốc là một cảnh báo riêng, không lẫn vào cảnh báo tiền.

Ba câu hỏi, ba câu trả lời, một màn hình. Hàng đã về đủ, nhưng cộng cả những lần chi trước thì vượt giá trị đơn — và phiếu chưa có tệp đính kèm nào.

Đơn bán hàng

Bán thêm cho người còn nợ tới mức nào

Đơn bán trên màn hình chỉ là một con số doanh thu đẹp. Thứ không hiện ra là khách này đã nợ bao nhiêu, nợ bao lâu, và đã vượt hạn mức chưa — nên phần đó được kéo vào tận phiếu.

  • Dư nợ của khách chia theo tuổi nợ ngay trong đơn — bao nhiêu quá hạn trên 90 ngày, đơn cũ nhất treo mấy ngày.
  • Hạn mức công nợ đối chiếu tại chỗ — đang vượt bao nhiêu, và duyệt đơn này là cho nợ thêm bao nhiêu nữa.
  • Giá bán so với lần gần nhất bán cho chính khách này, kèm ngày của lần đó — giảm giá cho khách quen là một quyết định, không phải một ô nhập liệu.
  • Các đơn bán gần đây của khách gom sẵn một thẻ riêng, để thấy đơn này nằm ở đâu trong nhịp mua của họ.

Tuổi nợ của khách nằm trong chính đơn bán đang chờ duyệt. Không phải ở một báo cáo công nợ mà người duyệt phải nhớ đi mở.

Phiếu nhập & xuất kho

Xuất đi rồi thì kho còn lại bao nhiêu

Người duyệt phiếu xuất không ngồi trong kho. Thứ họ cần là con số tồn tại đúng thời điểm duyệt — và cần nó nằm ngay cạnh số lượng xin xuất, cùng một dòng, cùng một màn hình.

  • Tồn khả dụng đứng ngay cạnh số lượng xuất — đã trừ phần đang giữ cho kế hoạch khác, và có luôn cột còn lại sau khi xuất.
  • Dòng xuất quá tồn bị đánh dấu chứ không bị chặn — hàng có thể đang trên đường về, nên việc của máy là báo, việc quyết là của người.
  • Kế hoạch sản xuất gốc kéo theo phiếu — định mức cả kế hoạch, đã xuất lần trước bao nhiêu, phiếu này xuất tiếp bao nhiêu.
  • Phiếu nhập kho cũng vậy — số thực nhận đặt cạnh số trên đơn mua, lệch dòng nào hiện dòng đó.

Dòng xuất quá tồn khả dụng được đánh dấu ngay tại dòng. Phiếu vẫn lưu được, nhưng dòng đó vào thẳng danh sách chờ đối chiếu của thủ kho — không rơi vào im lặng.

Kế hoạch mua hàng, phiếu thu, phiếu nhập kho và các loại chứng từ còn lại đi theo đúng nếp này: căn cứ để duyệt được kéo vào tận phiếu, không bắt người duyệt nhớ phải mở thêm màn nào.

Trang trướcAI rà soát dữ liệuTrang sauDashboard mua hàng