Nghiệp vụ 01 · Mua hàng

Tiền đi tới đâu rồi — và còn kẹt ở khúc nào

Một đồng tiền mua hàng đi qua ba chặng: đã đặt → đã lập đề nghị thanh toán → đã chi. Trang theo dõi mua hàng đặt cả ba chặng cạnh nhau, thêm việc đang tồn đọng, nhà cung cấp lớn nhất và mặt hàng vừa tăng giá.

Mua hàng Bán hàng Sản xuất Quản lý kho
3 chặng
đường đi của tiền mua hàng
5 nhóm
việc mua hàng đang tồn đọng
2 chiều
soi lại giá mua
8/10 cột
lưới kế hoạch máy tự tính

“Đường đi của tiền” đặt ba chặng cạnh nhau: đã đặt → đã lập đề nghị thanh toán → đã chi. Hụt ở chặng nào thì nhìn một cái là ra.

01
Việc đang tồn đọng

Năm thứ đang kẹt, xếp theo số tiền chứ không theo ngày

Bấm số là ra danh sách đơn

Một con số không đủ để ra quyết định. Năm con số đứng cạnh nhau thì đủ.

Đây là phần dưới của trang theo dõi mua hàng — chỗ mà mọi thứ đang dở dang được gọi tên, kèm số tiền. Không có ô nào là ô cụt: bấm vào là mở đúng danh sách đơn.

CaoĐơn chưa đề nghị thanh toán đủ tiềnLập đề nghị
VừaĐã duyệt nhưng chưa chi tiềnMở danh sách
VừaĐơn lâu chưa về hàngGiục nhà cung cấp
CaoMức phụ thuộc năm nhà cung cấp lớn nhấtXem cơ cấu
VừaMặt hàng tăng giá vượt ngưỡng đã đặtXem biến động giá
Cảnh báo giá xếp theo số tiền đội thêm, không xếp theo phần trăm.

Vì 200% của một triệu không đáng lo bằng 8% của ba tỷ.

Bốn thẻ trên đầu là bốn chặng của cùng một dòng tiền: tổng giá trị đơn mua → đã lập đề nghị chi → đã chi → còn phải trả. Cột cuối bảng là số đơn chưa lập đề nghị — phần còn bỏ ngỏ của mỗi nhà cung cấp.

02
Mua cái gì, giá bao nhiêu

Cùng một mặt hàng, soi lại được giá của từng nhà cung cấp theo thời gian

Mỗi cặp một đường giá

Bốn con số trên đầu: số đơn mua · tổng số lượng · tiền trước thuế · tiền sau thuế. Đổi chiều xem sang nhà cung cấp, công ty hay kỳ khác chỉ bằng bộ lọc trên đầu.

Giá mua không phải một con số. Nó là một đường đi theo thời gian.

Hệ thống giữ lịch sử giá theo từng cặp nhà cung cấp – mặt hàng, chứ không phải một bảng giá chung. Nên câu hỏi “lần trước mình mua bao nhiêu” không phải đi hỏi ai.

  • So giá giữa các nhà cung cấp trên cùng một mặt hàng, xếp theo độ gần ngày báo giá.
  • Ngày báo giá gần nhất hiện ngay trên dòng — biết bảng giá đang cũ tới đâu trước khi đặt đơn tiếp.
  • Ngưỡng cảnh báo tăng giá tự đặt — mã nào vượt ngưỡng thì hiện ra, xếp theo số tiền đội thêm để nhìn chỗ đáng đàm phán.

Bảng giá sống, không phải tệp Excel gửi qua email. Mỗi cặp nhà cung cấp – mặt hàng giữ một đường giá riêng, xếp theo độ gần ngày báo giá.

03
Từ kế hoạch tới đơn mua

Mua bao nhiêu là máy tính, người chỉ gõ hai ô

Mua dư phải ghi lý do

Lưới kế hoạch mua hàng có mười cột. Hai ô tô màu là hai ô người dùng gõ; tám cột còn lại máy tự tính từ định mức, tồn kho và phần đã đặt chưa về. Người mua không phải mở bảng Excel đối chiếu nào nữa.

  • Số cần mua trừ sẵn phần đã đặt nhưng chưa về — không đặt chồng lên đơn cũ.
  • Mua vượt kế hoạch thì bắt buộc ghi lý do mới lưu được, lý do đi theo phiếu tới người duyệt.
  • Đơn mua sinh ra từ chính phiếu kế hoạch, nên về sau truy ngược được đơn nào ra từ kế hoạch nào.

Hai ô tô màu là hai ô người gõ. Tám cột còn lại máy tự tính — và tự cảnh báo khi số gõ vào vượt kế hoạch.

Trạng thái duyệt và tiến độ nhận hàng nằm trên cùng một dòng. Không phải mở ba màn để trả lời ba câu hỏi về cùng một đơn.

Đơn mua không kết thúc ở lúc được duyệt — nó còn phải về hàng và còn phải trả tiền.

Nên danh sách đơn mua chở theo cả ba thứ: duyệt tới đâu, hàng về bao nhiêu, tiền đã chi bao nhiêu. Ba câu hỏi, một dòng.

  • Nhập kho theo đơn mua: chọn đơn trước, hệ thống điền sẵn dòng hàng, người nhập chỉ sửa số thực nhận.
  • Hàng gia công ngoài đi đường riêng nhưng vẫn giữ nguyên mã hàng, nên trừ ngược về kế hoạch được.

Nhập kho theo đơn mua

Một trong tám cửa nhập. Chọn đơn mua trước, hệ thống điền sẵn dòng hàng và số còn phải nhận — người nhập chỉ sửa số thực nhận.

Gia công ngoài

Mảng dễ thất thoát nhất vì hàng nằm ngoài kho công ty. Nay có riêng một màn đối chiếu giao đi · nhận về · còn treo.

Trang trướcTổng hợp để hỗ trợ duyệtTrang sauDashboard bán hàng