Nghiệp vụ 04 · Quản lý kho

Hai cảnh báo không ai nhìn ra bằng mắt

Tồn âm và hàng nằm im quá một năm. Cả hai đều không nổi lên trong bất kỳ báo cáo tháng nào, vì chúng không phải là “việc xảy ra” — chúng là việc không xảy ra. Bàn làm việc kho gọi tên chúng ngay trên đầu màn hình.

Mua hàng Bán hàng Sản xuất Quản lý kho
2 cảnh báo
tồn âm · hàng nằm im
2 loại chờ
gỡ bằng hai cách khác nhau
4 chỉ số
trên đầu bảng tồn kho
1 sổ kho
ghi tới từng lần sửa phiếu

Số dòng tồn, số kho đang giữ hàng — và số kho chưa khai danh mục. Con số cuối là chỗ dữ liệu hay lệch nhất, nay lộ ra ngay chứ không đợi kiểm kê cuối năm.

01
Việc đang tắc ở kho

Phiếu nằm chờ thủ kho cũng là hàng nằm chờ

Hai loại chờ, hai cách gỡ

Một phiếu chờ xác nhận quá hai ngày thì không còn là việc của kho nữa.

Bàn làm việc kho tách bạch hai loại chờ: phiếu chờ thủ kho xác nhận — kèm riêng số phiếu đã quá hạn xác nhận — và phiếu đang trong quy trình duyệt. Hai loại này gỡ bằng hai cách khác nhau.

VừaChờ thủ kho xác nhậnMở danh sách
CaoTrong đó đã quá hạn xác nhậnXử lý ngay
VừaĐang trong quy trình duyệtXem tiến trình
CaoDòng tồn đang âmMở danh sách
VừaKho chưa khai danh mụcKhai danh mục
Tồn âm được hiện ra, không bị chặn.

Chặn xuất quá tồn sẽ làm kho đứng bánh trong lúc chứng từ về chậm. Hệ thống chọn cách nêu tên chỗ âm để người phụ trách xử lý, thay vì khoá cửa.

Không phải đi tìm trong menu. Thẻ “Việc cần làm” của bàn làm việc kho — bấm vào là ra đúng danh sách.

  • Phiếu nhập và phiếu xuất đặt cạnh nhau theo từng tháng, sáu kỳ gần nhất.
  • Tách theo từng cửa nhập xuất — xuất sản xuất, nhập mua hàng, xuất kho, gia công, bán hàng, thu hồi.
  • Hàng nằm im quá một năm — vốn chôn, không ai hỏi tới; tách thành một cảnh báo riêng.
  • Dòng tồn đang âm — thường là chứng từ về sau hàng; hiện tên ra để người phụ trách xử lý.
02
Tồn kho

Tồn kho không phải một con số tổng

Lọc theo kho · nhóm hàng · mức đặt lại

Bốn con số trên đầu: dòng tồn đang theo dõi · tổng tồn khả dụng · mặt hàng hết hàng · mặt hàng dưới mức đặt lại. Mỗi con số bấm xuống ra đúng danh sách của nó.

Bốn con số trên đầu bảng tồn kho trả lời bốn câu khác nhau. Đáng đọc nhất là số mặt hàng dưới mức đặt lại — nó là danh sách việc cho phòng mua, không phải một chỉ số để báo cáo.

  • Tồn khả dụng đã trừ phần đang giữ cho kế hoạch, nên không đặt chồng lên hàng đã có chủ.
  • Lọc theo kho, theo nhóm hàng, theo mức đặt lại — xuất Excel một nút.
  • Mặt hàng nằm im quá một năm tách thành cảnh báo riêng, vì tồn nhiều không đồng nghĩa với tồn tốt.

Con số tồn hôm nay là kết quả của mọi lần ghi và mọi lần sửa trước đó.

Nên sổ kho không chỉ ghi phiếu — nó ghi cả lịch sử sửa phiếu. Ai sửa, sửa ô nào, từ số cũ sang số mới. Không có lần ghi nào mất dấu.

  • Mỗi lần ghi để lại vết: ai, từ máy nào, lúc mấy giờ, kết quả ra sao.
  • Nhật ký ghi tới từng ô: dòng số mấy, cột nào, từ số cũ sang số mới.
  • Phiếu đã được duyệt mà sửa lại thì trình duyệt lại từ đầu — không ai sửa số sau lưng người đã duyệt.

Lịch sử sửa phiếu nằm cùng chỗ với phiếu, không nằm trong một sổ riêng. Ai sửa, sửa ô nào, từ số cũ sang số mới.

Tồn đầu kỳ · phát sinh trong kỳ · tồn cuối kỳ, theo từng mã hàng và từng kho — lọc được theo kỳ và theo công ty, xuất Excel một nút.

Trang trướcDashboard sản xuất